Jak czytać e-maile?

Jak czytać e-maile?Poczta e-mail funkcjonuje od przeszło czterdziestu lat. Jednak do tej pory nie wszyscy potrafią sobie poradzić z zarządzaniem swoją skrzynką odbiorczą.Dwie najbardziej zadziwiające rzeczy związane z tą usługą to po pierwsze fakt,  że oprócz niewielkich modyfikacji w protokole i możliwościach załączania tego, czy owego, w zasadzie przez te czterdzieści lat niewiele się w niej zmieniło. Po drugie, mimo, że mieliśmy maile do dyspozycji tak dawno temu, w zasadzie główny rozkwit przypada na ostatnią dekadę kiedy to e-mail spopularyzował się razem z rozwojem komputerów .

Obecnie w zasadzie każdy pracownik umysłowy komunikuje się głównie przez e-mail. Maile fruwają przez światłowody w tę i we wtę w każdej sprawie ważnej i nieważnej, służbowej i prywatnej. Wystarczy wyjechać na tydzień urlopu i jeśli do tej pory rzeczywiście używaliśmy maila jako priorytetowej formy komunikacji, po powrocie z pewnością zastaniemy w skrzynce dziesiątki, jeśli nie setki nieprzeczytanych wiadomości. Na co dzień, wystarczy wyjść na spotkanie, a już czyha na nas kilka wiadomości z informacjami do przyswojenia, polecaniami przełożonych i prośbami współpracowników.

Jak sobie z tym radzić? Oto kilka zasad:

Nie odbieraj maili

na bieżąco. Otwarty program pocztowy i przychodzący e-mail to podstawowy rozpraszacz każdego pracownika biurowego. Warto zaplanować sobie sobie czas dwa-trzy razy dziennie na przeczytanie i załatwienie wszystkich spraw „na mailu” np. tuż po przyjściu do pracy, potem przed lunchem, a następnie po południu, ale tak, żeby jeszcze zdążyć zareagować na pilne sprawy. Bloki czasowe, między odbieraniem maili wykorzystaj na „prawdziwą” pracę i wcześniej zaplanowane zadania. Prawda jest taka, że osoby, które wysyłają do nas mail, zazwyczaj nie oczekują odpowiedzi od razu. Jeśli sprawa jest naprawdę pilna, ludzie będą kontaktować się przez telefon albo przyjdą osobiście. Trzeba też wyłączyć dźwięk przychodzącej wiadomości, zablokować wyskakujące powiadomienia, a najlepiej w ogóle wyłączyć program pocztowy jeśli mamy w tym czasie zaplanowane co innego.

Jeśli już otwierasz mail – załatw sprawę od razu

Wszyscy spece od samozarządzania twierdzą zgodnie, że nie ma większego marnotrawstwa czasu niż odrywanie się od bieżących zadań tylko po to żeby zapoznać się z treścią maila i nic z nią nie zrobić. Po pierwsze nasz mózg funcjonuje w ten sposób, że potrzebuje chwilę się na „ogarnięcie się ze sobą” i mija sporo czasu zanim na nowo skoncentrujemy się na zadaniu do wykonania. Po drugie gdy już wrócisz do tego zadania, twoje myśli będzie rozpraszać coś co, przeczytałeś – np. polecenie przełożonego i nie będziesz mógł w pełni wykorzystać swojego potencjału umysłowego na zrobienie w końcu tego, co miałeś zrobić. Niekiedy wystarczy przeczytanie samego nagłówka albo pierwszego akapitu maila żeby stwierdzić, że sprawą może zająć się ktoś inny, np. podwładny, lub w ogóle nas to nie dotyczy – wtedy nie czytamy do końca, po prostu delegujemy.

Zaplanuj kiedy zajmiesz się „grubasami”

Nie wszystkie sprawy można załatwić przez pół godziny, czy godzinę, przeznaczone naodpowiedzi. Czasami przychodzą rzeczy, wymagające szczególnej uwagi, większe projekty – jednym słowem „grubasy”. Na rozwiązywanie tych grubasów służy właśnie czas między odpowiedziami na inne tematy. Duzi chłopcy i dziewczynki sami doskonale wiedzą, które sprawy są ważne, a które mniej ważne. Tym samym  będą wiedzieli na kiedy należy zaplanować wykonanie takiego zadania. Ważne przy tym żeby od razu po otwarciu maila zarezerwować ten czas w kalendarzu żeby temat  popadł w zapomnienie oznaczony jako przeczytany.

Drukuj maile tylko jeśli jest to absolutnie konieczne.

Po pierwsze sprawa miała być załatwiona lub zaplanowana od razu, a papier leżący na twoim blacie to kolejny rozpraszacz. Ilekroć na niego spojrzysz, przypomni ci o rzeczy do zrobienia, której to i tak nie zamierzasz teraz wykonać. Wydrukuj go tylko w przypadku gdy potrzebujesz materiału na spotkanie, na które nie bierzesz komputera. Po drugie – ekologia.

Z początku nie nie śledzenie poczty na bieżąco może wydawać się straszne. Mnie do tej pory korci żeby zajrzeć w ukryte na pasku okno Outlooka i upewnić się czy na pewno wszystkie sprawy mam załatwione. Po jakimś czasie, człowiek przekonuje się jednak, że jest to dalekie od efektywności. Zastanów my się – czy wszyscy, do których piszemy maile odpowiadają nam od ręki? – Nie! Nie dajmy się zatem zwariować. Zbieranie maili w partie i odpowiadanie za jednym razem naprawdę działa, a odpowiedź po dwóch-trzech godzinach na pewno nikogo nie zbawi. Trzeba tylko wykształcić w sobie taki nawyk i silną wolę, a zyskamy w ten sposób podwójnie: oszczędzimy czas potrzebny na opanowanie rozproszenia i ponowny powrót do tematu (podobno nawet godzinę dziennie), po drugie w spokoju i koncentracji zrobimy coś pożytecznego.