10 złotych zasad dotyczących spotkań

Kiedyś, pracując w Niemczech, miałem szefa Anglika słynącego z pedanterii i zorganizowania. Ostatnio, wertując stare dokumenty trafiłem na jedną z agend naszych, comiesięcznych spotkań zespołu. Pod agendą, zgodnie z jego zwyczajem wypunktowane było 10 złotych zasad dotyczących spotkań, którymi postanowiłem się podzielić.Kiedyś, pracując w Niemczech, miałem szefa Anglika słynącego z pedanterii i zorganizowania. Ostatnio, wertując stare dokumenty trafiłem na jedną z agend naszych, comiesięcznych spotkań zespołu. Pod agendą, zgodnie z jego zwyczajem wypunktowane było 10 złotych zasad dotyczących spotkań, którymi postanowiłem się podzielić.

  1. Nie organizuj lub nie bierz udziału w spotkaniu, które nie ma określonego celu lub agendy z punktami do omówienia.
  2. Zapewnij abyś Ty i inni byli właściwie przygotowani do spotkania – upewnij się, że z odpowiednim wyprzedzeniem, dotarły do wszystkich  potrzebne informacje .
  3. Koncentruj uwagę na osiągnięciu celu spotkania. Odstaw własne kwestie i cele na boczny tor. 
  4. Niech problemy z przeszłości pozostaną przeszłością.
  5. Szanuj opinie innych i nie forsuj własnego zdania ich kosztem.
  6. Nie używaj zwrotów dynamitów („killer phrases”) ani podchwytliwych pytań retorycznych.
  7. Nie brnij w monolog lecz rób krótkie podsumowania i zadawaj pytania na temat.
  8. Nie używaj telefonu komórkowego, laptopa czy innych narzędzi komunikacyjnych. Nie daj się wyciągać ze spotkania innym.
  9. Nigdy nie przekraczaj zaplanowanego czasu spotkania.
  10. Nalegaj na terminowe dostarczenie minutek ze spotkania i podejmij dalsze czynności, które wspólnie zostały ustalone.

Bardzo pouczające. W praktyce jednak nasze spotkania wyglądały tak, że na dwie godziny, raz w miesiącu do Bonn zjeżdżaliśmy z Frankfurtu wynajętym samochodem ja i mój niemiecki kolega Danny. Dwójka innych przylatywała z Paryża, następna osoba przylatywała z Londynu. W zasadzie oprócz szefa, tylko jedna koleżanka była na miejscu.  Bardziej niż na zapewnieniu informacji, focus ogniskował się na zapewnieniu odpowiedniego cateringu. W sumie „dziesięć złotych zasad” było nawet przestrzegane, ale z czasem spotkania merytoryczne przerodziły się w spotkania – „sztuka dla sztuki”. Zatraciło się też gdzieś poczucie bezsensu długich i kosztownych podróży. 

Dlatego zanim zgodzimy się uczestniczyć w jakimkolwiek spotkaniu, warto zadać sobie pytanie czy naprawdę jest potrzebne, a sprawy nie można rozwiązać w prostszy i szybszy sposób.

Ikona Meeting zaprojektowana została przez Julieta Felix z Noun Project